【原簿】検索抽出

　データベースとして原簿を操る最大の利点は、任意の原簿から特定の受注項目を抽出して集計させることにあります。例えば1995〜1999年度までと2000〜2004年度までの特定の公共機関からの受注額や受注件数の変遷を見たり、総売上の変化や売掛金の推移を集計するなど応用は多岐に渡るでしょう。

　抽出方法はＡＮＤやＯＲ検索を使用した一般的な検索と変わりありませんが、Ｍシステムではその抽出結果をユーザ単位で種別ごとに保存できますから、同種の抽出結果を時系列で調査するのに便利なほか、それらを一覧表示のイメージのまま印刷することも可能です。

　抽出を行うには原簿画面で「抽出」ボタンをクリックします。（左図）

　このとき抽出元である原簿を表示させておく必要はありません。原簿の年度をまたぐ串刺し検索などを可能にするため検索対象元となる原簿は検索画面で指定することになります。

　下図左側が抽出のための検索画面で、右側はその検索操作部分を拡大したものです。

　右図で初期値になっているものは検索元対象原簿がすべて選択されていること、標準検索（売上げ予定月、請求月、入金月の三項目）が設定されていることです。

　標準検索の検索文字列初期値がすべて[19-08]となっていますが、平成19年8月に「抽出」を起動するとこのようになります。つまり右図のまま[検索]するとすべての原簿から「売上予定」に「19-08」と記入されたデータを洩れなく抽出することになります。

　請求月を選んで[検索]して合計計算させた場合は、一般的にはその月の売上額を求めたことになります。

　標準検索が初期値になっている理由は経理管理部署での利用率が高いことにあります。一般参加者が抽出機能を利用するケースとして考えられるのはこれら売上げ額のほか、過去に調査した物件を探したり調査内容の集計等ですが、これらの抽出の場合は標準検索のチェックをOFFにして画面下側のオプションから検索してください。

　例えば「調査員」の項目に特定の調査員の名前を入れて検索するとその調査員が関係したすべての現場を抽出できますが、登録した時に調査員名を一定の名前になっていたか否かがこれの成否を決定づけます。これを推するに項目ごとに如何に定型的に記録されるかでヒット率が変化するであろうことがわかります。

　「調査員」と「営業員」の項目で「特定の調査員○○と営業員△△」を指定するとＡＮＤ検索となり、両方が一致した場合に抽出されます。このように項目間を渡った検索はすべて「ＡＮＤ」となります。

　例えば「調査員××か△△のすべて」といった場合は「調査員」の項目で××ＯＲ△△として下さい。違う項目間でのＯＲ検索は絞り込み範囲が広くなってしまうため利用価値が低く採用しておりません。

　検索元を右側の一覧に抽出したデータにしたい場合は[絞込み]チェックをＯＮにしてください。なお右側の一覧（抽出データ）が空白の場合はこの[絞込み]チェックは無効となっています。